Wer von Office-Produkten hört, der denkt häufig als Erstes an Word oder Excel – doch dass dazu auch ein cloudbasierter Webdienst und eine Vielzahl weiterer Tools und Features gehören, wissen nicht alle. In diesem Artikel zeigen wir, wie du Microsoft 365 sowie Office Online für dein digitales Office nutzen und so mehr Produktivität bei der Arbeit erreichen kannst.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Microsoft 365 und welche Tools gehören dazu?
Von Microsoft 365 hat wohl schon jeder gehört und es gibt nur wenige Menschen auf diesem Planeten, die noch nie mit Word, Excel oder PowerPoint zu tun hatten. Doch was ist Microsoft 365 genau und wie unterscheidet es sich von den Office Online-Diensten?
Kurz gesagt: Microsoft 365 gibt es seit dem Jahr 2011 und ist im Prinzip eine Kombination aus drei Dingen: Online-Diensten, Office-Webanwendungen sowie Office-Software-Abonnements. Das Paket Microsoft 365 ist also viel mehr als die allgemein bekannten Office-Anwendungen Word, Excel und Co.
Es gibt dabei verschiedene kostenpflichtige Varianten von Microsoft 365 mit jeweils unterschiedlichem Umfang an inbegriffenen Apps und Features. Neben Personal- und Home-Varianten für Privatkunden gibt es auch Pakete für Geschäftskunden (Microsoft 365 Business) mit speziellen und für die unternehmerische Nutzung ausgelegten Features.
Die Auswahl der zu Microsoft 365 gehörenden Apps ist dabei groß: Neben den Klassikern Word, Excel und PowerPoint kommen noch Outlook, OneDrive, Publisher, Access, Exchange, Skype, Microsoft Teams, SharePoint und weitere Dienste wie z.B. OneNote dazu, die man zum ortsunabhängigen und flexiblen Arbeiten nutzen kann.
Der größte Unterschied von Microsoft 365 zu den seit Jahren weit verbreiteten Office-Produkten sind die (mittlerweile nicht mehr ganz so) revolutionären cloudbasierten Lösungen, die es Microsoft 365-Nutzern ermöglichen, ortsunabhängig und flexibel mit anderen zusammenarbeiten zu können. Doch mehr dazu gleich. Microsoft 365 eignet sich nicht nur für die Arbeit am PC, sondern an unterschiedlichsten Geräten, denn Microsoft 365 ist mit Windows, macOS, iOS und Android kompatibel.
Die Vorteile von Microsoft 365 und Office Online
Schauen wir uns einmal die Gründe an, warum Microsoft 365 gerade bei ortsunabhängig Arbeitenden so beliebt und viel genutzt ist:
Der Preis
Menschen kriegen Dinge gerne gratis – und das ist mit Office-Anwendungen und Arbeitstools nicht anders. Die Abonnements von Microsoft 365 sind zwar je nach Leistungsumfang nicht gerade günstig, doch die wichtigsten Office-Anwendungen sind zumindest in der Grundversion kostenlos nutzbar.
Im Gegensatz zu den kostenpflichtigen Desktop-Versionen erhält man mit ohne Installation im Browser nutzbaren gratis Online-Versionen aber auch Zugriff auf die praktischen durch die Cloud ermöglichten Online-Features, auf die wir im nächsten Punkt eingehen.
Wer mehr als die kostenlosen-Tools und Features will, der muss für Microsoft 365 eine monatliche bzw. jährliche Abogebühr bezahlen. Während die Pakete für Privatnutzer ausschließlich im Jahresabonnement angeboten werden, erfolgt die Abrechnung der Business-Pakete pro Monat und Benutzer. In den kostenpflichtigen Microsoft 365 Paketen sind dann zum Beispiel Premium E-Mail-Services, mehr Speicher für OneDrive oder Gesprächsminuten und Nummern für Skype enthalten. Die kostenpflichtige Version von Microsoft 365 kannst du übrigens einen Monat lang mit allen Funktionen kostenlos testen.
Wenn du zu den Unternehmern gehörst, die von diesen erweiterten Features von Microsoft 365 profitieren möchten, dann helfen wir dir gerne bei der Wahl des passenden Produkts und beraten dich dabei, um die Bedürfnisse für dein digitales Büro optimal abzudecken.
Datenaustausch und Coworking in Echtzeit
Eines der wohl praktischsten und produktivitätsfördernden Features der Online-Office-Dienste ist die Möglichkeit, Dateien und Dokumente in Echtzeit mit Kunden oder Mitarbeitern zu teilen und gleichzeitig zu bearbeiten.
Möglich macht dies die Speicherung von Dokumenten in der Cloud, sodass man zum Beispiel Word-Dokumentes oder Excel-Sheets direkt mit jemandem teilen und gleichzeitig bearbeiten kann. Das Speichern und Austauschen von verschiedenen Dokumentständen per E-Mail entfällt so und du kannst sicher sein, dass alle immer an der aktuellsten Version einer Datei arbeiten.
Wenn das Ganze etwas abstrakt klingt, dann probiere es am besten selbst aus. Du wirst sehen, wie viel praktischer das Arbeiten in Teams mit Microsoft 365 im Vergleich zur Nutzung der klassischen Programmen Word und Excel ist.
Das ist nur ein Beispiel, wie man die Online-Office-Dienste als wirkungsvolles Tool für sein digitales Büro und die ortsunabhängige Arbeit nutzen kann. Auch das Managen von Terminen und Kalendereinträgen, das gemeinsame Erstellen und Bearbeiten von Präsentationen sowie das Speichern und Austauschen von größeren Datenmengen geht dank den Cloud-Lösungen von Microsoft bequem und intuitiv.
Wer mit heiklen Daten arbeitet und diese nicht der Cloud anvertrauen möchte, der hat immer noch die Möglichkeit auf das „cloudfreie“ Office 2019 zu setzen, das wie frühere Office-Versionen ohne automatische Datenspeicherung in der Cloud funktioniert.
Alles in allem bieten Microsoft 365 und Office Online viele tolle Features, die das Arbeiten im digitalen Büro erleichtern. Wir sind gespannt, welche neuen Apps und Funktionen in den nächsten Jahren entwickelt werden.
Über den Autor: Oliver Grah
Als hauptberuflicher Copywriter und Blogger arbeitet Oliver seit Jahren komplett ortsunabhängig und teilt auf seinem Blog Work Redesigned seine Erfahrungen mit angehenden Freelancern und digitalen Nomaden. Er bietet Infos und Inspiration rund um Freelancing und ortsunabhängiges Arbeiten. Mehr über seine Arbeit und sein Portfolio ist auf olivergrah.com zu finden
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