10 Lifehacks: So arbeitest du mit Office 365 noch effizienter

Für die, die Office 365 noch nicht kennen: Microsoft Office 365 bietet dir Anwendungen für dein Office, um effizienter, besser und ortsunabhängiger zu arbeiten. Letzteres hat gerade in der Corona-Krise einen enormen Push bekommen und wird zukünftig kaum noch aus der (Büro-)Arbeitswelt wegzudenken sein. Die MS Office-Tools ermöglichen dir ein eigenes Intranet für deine Firma, du kannst in das normale Telefonnetz telefonieren und ja: Word, Excel, PowerPoint etc. sind natürlich auch dabei. Wenn du weitere Infos zu Microsoft Office haben möchtest, dann schau gern hier: Microsoft Office 365.

So, und nun kommen wir endlich zu den Lifehacks:

Office 365 Lifehack #1: E-Mail zurückholen

Du hast eine E-Mail versendet und erst dann bemerkt, dass doch etwas nicht ganz korrekt war? Ogott, worst case? Nein! Du kannst die E-Mail zurückrufen, wenn sie noch nicht gelesen wurde. Klingt gut? Ist es auch! Dazu öffnest du im Ordner „Gesendete Elemente“ die entsprechende E-Mail per Doppelklick, gehst anschließend auf „Datei“, dann auf „Erneut senden oder zurückrufen“ und anschließend auf „Die Nachricht zurückrufen“.

Nun wählst du aus, ob du die (ungelesene) Kopie zurückholen möchtest oder ob du die Kopie der Nachricht durch eine neue Nachricht ersetzen möchtest. Ersteres löscht die Nachricht komplett, Letzteres ermöglicht dir die Anpassung deiner Ursprungs-Mail, die dann erneut versendet wird.

Wichtig zu wissen: Dieser Lifehack funktioniert nur, wenn sowohl Sender als auch Empfänger der E-Mail auf dem gleichen Exchange-Server liegen, der Empfänger die Desktop-Version nutzt und die E-Mail noch nicht gelesen wurde.

Office 365 Lifehack #2: Gruppen­nach­richten deaktivieren

Die „An alle antworten“-Funktionieren wird gern und häufig genutzt bei E-Mails genutzt. Diese E-Mails an mehrere Empfänger sind oft wichtig, aber häufig auch nervig, wenn man selbst nicht wirklich in das Thema involviert ist und nichts zum Geschehen beitragen kann… Wenn du über den weiteren Verlauf nicht mehr informiert werden möchtest, dann kannst du jetzt ganz einfach die dich störenden E-Mails ignorieren. Gehe dazu auf die letzte dieser E-Mails und klicke oben links auf „Ignorieren“.

Anschließend werden Nachrichten dieser Unterhaltung automatisch in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben und du kannst störungsfrei weiterarbeiten.

Office 365 Lifehack #3: E-Mail später versenden

Du möchtest besonders busy erscheinen und erst spät abends oder am Wochenende eine E-Mail versenden? ? Dann haben wir jetzt einen ganz besonderen Office-365-Lifehack für dich: Schreibe deine E-Mail wie gewohnt und gehe anschließend auf die Registerkarte „Optionen“. Dort wählst du dann „Übermittlung verzögern“ aus. In der darauffolgenden Dialogbox gibst du das Wunschdatum und die Wunschuhrzeit ein.

Auf „Schließen“ klicken und anschließend auf „Senden“. Fertig! Deine E-Mail wird zurückgehalten und erst zu der von dir vorgegebenen Zeit versendet. Wenn du deine E-Mals über einen Exchange-Server versendest, dann kannst du Outlook schließen. Nutzt du aber IMAP oder POP, so musst du die Anwendung bis zu dem ausgewählten Zeitpunkt geöffnet lassen, sonst kann die E-Mail nicht wie gewünscht versendet werden.

Office 365 Lifehack #4: Shortcuts für Outlook

Tastenkürzel können dir das Office-Leben wirklich erleichtern. Wenn du beispielweise zwischen den Ansichten deiner E-Mails, deinem Kalender und deinen Kontakten hin und her switchen möchtest, so kannst du die die Shortcuts Str+1, Strg+2 und Strg+3 nutzen.

Weitere Shortcuts für Office 365:

• Mit Strg+1 wechselst du zu deinen E-Mails

• Mit Strg+2 wechselst du zu deinem Kalender

• Und mit Strg+3 wechselst du zu deinen Kontakten

Weitere hilfreiche Tastenkürzel sind:

• Strg + F: So leitest du schnell eine E-Mail weiter

• Strg + N: Damit ploppt ein neues E-Mail-Fenster auf, das nur darauf wartet, von dir ausgefüllt und versendet zu werden.

Die genannten Beispiele sind für Windows, für macOS gilt: Statt „Strg“ nutzt du „Befehl“.

Office 365 Lifehack #5: Tastenkürzel für Teams

Die Plattform für schnelle Kommunikation ist Teams: Du kannst chatten, anrufen und Videokonferenzen abhalten. Noch schneller wirst du, wenn du die folgenden Teams-Tastenkürzel verinnerlicht hast:

Für Besprechungen und Anrufe:

• Stummschalten aktivieren oder aufheben: Strg + Umschalt + M

• Kamera aktivieren/deaktivieren: Strg + Umschalt + O

• Unscharfer Hintergrund: Strg + Umschalt + P

Für Messaging:

• Neuen Chat starten: Strg + N

• Datei anfügen: Strg + O

• Letzte gesendete Nachricht bearbeiten: Pfeil nach oben

Für Navigation:

• Aktivität öffnen: Strg + 1

• Chat öffnen: Strg + 2

• Teams öffnen: Strg + 3

• Kalender öffnen: Strg + 4

• Anrufe öffnen: Strg + 5

• Dateien öffnen: Strg + 6

Allgemeine Shortcuts:

• Zur Suche wechseln: Strg + E

• Befehle anzeigen: Strg + „/“

• Alle Tastenkombination anzeigen: Strg + „.“

Die genannten Beispiele sind für Windows, für macOS gilt auch hier wieder: Statt „Strg“ nutzt du einfach „Befehl“.

Office 365 Lifehack #6: Attention please!

Du arbeitest mit mehreren Personen zusammen und möchtest, dass dir jemand an einer bestimmten Stelle weiterhilft? Dann kannst du in dem entsprechenden Dokument einen Kommentar hinzufügen und die entsprechende Person markieren. Um einen Kommentar hinzuzufügen, nutzt du die Registerkarte „überprüfen“ und gehst anschließend auf „Neuer Kommentar“. In dem Kommentar kannst du die betreffende Person, von der du dir Hilfe wünschst per „@ + Namen“ markieren und ansprechen. Bereits nach den ersten Buchstaben sollte die gewünschte Person angezeigt werden, vorausgesetzt, dass diese Person berechtigt ist, das Dokument zu öffnen – ansonsten wirst du an dieser Stelle aufgefordert, das anzugeben. Die so markierte Person erhält nun automatisch eine E-Mail mit deinem Kommentar sowie einem Link dazu. Per Klick in die E-Mail könnt ihr nun direkt in dem Dokument gemeinsam arbeiten und das Problem lösen.

Office 365 Lifehack #7: PDF bearbeiten

PDFs kann man nicht bearbeiten – stimmt das? Nein! Genauso wie du Word-Dateien in ein PDF umwandeln kannst, kannst du das auch andersherum machen: Öffne dazu einfach das gewünschte PDF in Word. Nun erscheint ein Dialog-Fenster mit der Frage, ob du das PDF wirklich umwandeln möchtest. Klicke auf „OK“. Voilà: Und schon kannst du das ehemalige PDF bearbeiten.

Office 365 Lifehack #8: Textbausteine einfügen

Du schreibst öfter mal das gleiche in einer E-Mail und es nervt dich, das immer wieder einzutippen? Dann kannst du mit unserem 8. Office-365-Lifehack einfach Textbausteine abspeichern und diese schnell einfügen. Wir zeigen, dass das wirklich easy ist:

Öffne eine neue E-Mail und schreibe den Text, den du zukünftig als Baustein nutzen möchtest und markiere ihn anschließend. Nun wechselst du zu der Registerkarte „Einfügen“ und gehst auf „Schnellbausteine“. Hier klickst du auf „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“ und gibst diesem Testbaustein am besten noch einen Namen.

Ab sofort kannst du diesen Textbaustein auswählen, indem du auf „Schnellbausteine“ klickst und in dem Katalog den entsprechenden auswählst. Und schon hast du einiges an Zeit (und Nerven) gespart.

Office 365 Lifehack #9: Kalen­der­or­ga­ni­sation

Termine. Termine. Termine. Wer kennt es nicht? Damit du nicht den Überblick verlierst, kannst du deine Termine ganz leicht im Outlook-Kalender kategorisieren. Erstelle dazu deinen Termin wie gewohnt. Anschließend wählst du unter „Kategorisieren“ eine der Farbkategorien aus. Du wirst beim ersten Einsatz gefragt, ob du den Namen der Kategorie anpassen möchtest. Hier kannst du sogar eine Tastenkombination auswählen.

Nun kannst du ähnliche Termine, wie beispielsweise Webinar in der gleichen Farbe markieren, Standups in einer anderen Farbe usw. Anschließend siehst du auf einem Blick, wann welche Termin-Kategorie ansteht.

Office 365 Lifehack #10: Vorlesen lassen

Du musst immer ganz schön viel lesen? Lass dir deine Dokumente oder E-Mails doch einfach laut vorlesen! Dazu gehst du in Word auf die Registerkarte „Überprüfen“ und klickst auf „Laut vorlesen“ – schon startet eine Computerstimme mit dem Vorlesen.

Möchtest du eine E-Mail vorgelesen bekommen, dann findest du die Funktion direkt unter „Start“ und klickst auf „Laut vorlesen“

So, das waren jetzt ganz schön viele Lifehacks rund um Office 365. Wir hoffen, dass du deinen Arbeitsalltag damit effizienter gestalten kannst, und wünschen dir viel Spaß beim Ausprobieren!

Wenn du weitere Informationen zu Microsoft Office haben möchtest, dann schau gern auf unserer Website vorbei: MS Office 365

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